TƯ VẤN KHẢO SÁT CÁC GIẢI PHÁP PHẦN MỀM DOANH NGHIỆP

Trong nhiều năm đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc cung cấp các giải pháp phần mềm quản trị, chúng tôi nhận thấy những khó khăn của khách hàng khi tìm kiếm nhà cung cấp giải pháp phần mềm phù hợp. Bởi, bài toán đặt ra là phải lựa chọn nhà cung cấp thỏa mãn nhu cầu của doanh nghiệp, phù hợp với các điều kiện cụ thể như nguồn nhân lực, thời gian, tài chính, cơ sở hạ tầng và những yếu tố quản lý, văn hóa doanh nghiệp, và quy trình hoạt động hiện tại và tương lai. Tất cả các yếu tố này phải tương thích và dễ dàng tích hợp với các giải pháp phần mềm hiện đang sử dụng trong doanh nghiệp.

S.I.S Việt Nam với hơn 21 năm triển khai nhiều dự án phần mềm quản trị, có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm về nghiệp vụ, về sản phẩm, am hiểu công nghệ thông tin và nắm bắt nhu cầu của khách hàng. Chúng tôi sẽ giúp khách hàng lựa chọn sản phẩm phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình, đáp ứng nhu cầu và mong muốn hiện tại cũng như trong tương lai.

 

Quy trình tư vấn lựa chọn sản phẩm phần mềm của S.I.S Việt Nam thông thường sẽ trải qua các bước sau:

1. Gặp gỡ trao đổi với khách hàng

Khi tiếp nhận nhu cầu xây dựng giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp theo yêu cầu từ khách hàng, Chuyên viên Kinh doanh của S.I.S sẽ sắp xếp một buổi gặp gỡ giữa 2 bên.

Buổi gặp gỡ giữa chuyên viên tư vấn S.I.S Việt Nam và khách hàng là để tìm hiểu nhu cầu cơ bản của doanh nghiệp. Mục tiêu là tìm hiểu về doanh nghiệp và thách thức đang gặp phải để tư vấn và đề xuất ý tưởng về tự động hóa. Khách hàng nên chia sẻ khó khăn đang có và các đánh giá thông tin khác để chúng tôi chuẩn bị những ý tưởng phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. Nếu sản phẩm đáp ứng yêu cầu, chúng ta có thể tiến hành việc triển khai giải pháp số hóa.

2. Khảo sát yêu cầu, nắm bắt nhu cầu

Sau khi nắm bắt các thông tin cơ bản, Chuyên viên Kinh doanh của S.I.S sẽ đề nghị được khảo sát cụ thể nhu cầu nghiệp vụ và tình hình thực tế của khách hàng. Đây là bước quan trọng nhất giúp S.I.S hiểu rõ hơn quy trình hoạt động của doanh nghiệp, các vấn đề tồn tại, các nhu cầu hiện tại và tương lai, các tình huống có thể xảy ra nhằm đưa ra một giải pháp phù hợp, hữu ích nhất. Đây cũng có thể là bước mà doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn chính bản thân mình cần gì (toàn bộ các nguồn lực của doanh nghiệp đang có, sở hữu, sử dụng) và các mong muốn cụ thể, từ đó quyết định lựa chọn giải pháp dễ dàng hơn.

3. Giới thiệu sản phẩm và Đề xuất giải pháp

Là buổi giới thiệu, trình diễn đề xuất phương án xây dựng phần mềm, giải pháp sau quá trình khảo sát.

Sau quá trình tiếp xúc, khảo sát, Chuyên viên Kinh doanh đã có cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp. Chúng tôi sẽ giới thiệu các giải pháp được lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp, tư vấn sâu hơn để doanh nghiệp hiểu rõ, để cùng nhau bàn bạc và thống nhất.

4. Đề xuất kế hoạch triển khai và báo giá

Quá trình khảo sát giúp cho S.I.S hiểu rõ về nhu cầu của doanh nghiệp. Cùng với đó, quá trình giới thiệu giải pháp của S.I.S, cũng sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn sản phẩm mà chúng tôi tư vấn, đề xuất. Tiếp đó, 2 bên sẽ tiến hành trao đổi, thảo luận để đưa ra các phương án thực hiện theo nhu cầu doanh nghiệp.

Kết thúc quá trình, Chuyên viên Kinh doanh sẽ gửi khách hàng một bộ hồ sơ kế hoạch triển khai kèm đơn chào hàng, trong đó có đề xuất các phương án về sản phẩm, dịch vụ, phương thức chuyển giao, thanh toán, kế hoạch cụ thể đi theo Phương án triển khai đề xuất.

5. Ký kết hợp đồng

Đây là khâu cuối cùng sau khi 2 bên đồng ý với các thỏa thuận. Quá trình chuyển giao sẽ được thực hiện ngay sau khi ký Hợp đồng Kinh tế.

6. Triển khai dự án

Sau khi hoàn thành hợp đồng, Bộ phận tư vấn chuyển trực tiếp và bàn giao dự án cho Phòng Triển khai Dự án và Phòng Kỹ thuật.

7. Chuyển giai đoạn bảo hành sản phẩm

Kết thúc giai đoạn triển khai giải pháp phần mềm, là chuyển sang giai đoạn bảo hành sản phẩm phẩm mềm theo gói.

CÀI ĐẶT PHẦN MỀM (Từ xa, trực tiếp)

Là một dịch vụ tiên quyết trong quá trình cung cấp giải pháp phần mềm tới khách hàng, vì vậy chúng tôi xây dựng quy trình chuẩn nhằm đảm bảo tính hiệu quả và tiết kiệm chi phí, thời gian, tiện dụng khi sử dụng tới khách hàng. Chúng tôi sẽ trực tiếp làm việc với IT hoặc quản trị hệ thống, người quản lý chung của khách hàng tại thời điểm này.

Các công việc trong giai đoạn này đảm bảo:

1. Khảo sát và tư vấn hệ thống và hạ tầng, quy trình

• Trên cơ sở các thông tin của hợp đồng và khách hàng được tiếp nhận từ Bộ phận kinh doanh. Kiểm tra thông tin và khảo sát chi tiết hiện trạng của khách hàng.
• Tư vấn và đưa ra các giải pháp về hạ tầng kỹ thuật, quy trình thực hiện, phân cấp, phân quyền, phương pháp hạch toán… để xử lý và giải quyết các bài toán quản lý của khách hàng triệt để.
• Thống nhất với khách hàng về thời gian cài đặt phần mềm.
• Hai bên tiến hành xác nhận biên bản khảo sát và thống nhất lập kế hoạch triển khai dự án

 

2. Thực hiện cài đặt phần mềm

• Sau khi Khảo sát kỹ thuật chi tiết hiện trạng của khách hàng, chạy test.
• Lập phương án thiết kế và hiệu chỉnh phần mềm trên cơ sở các nội dung về: Cấu trúc dữ liệu, cấu trúc chương trình, giao diện sử dụng nhập liệu, các tính năng, tiện ích và báo cáo hiển thị
• Kiểm tra tính đúng đắn của việc thiết kế phần mềm.
• Cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính của khách hàng
• Hai bên xác nhận biên bản nghiệm thu cài đặt phần mềm tại khách hàng

 

ĐÀO TẠO, TRIỂN KHAI, HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM

1. Đào tạo hướng dẫn sử dụng phần mềm

• Giới thiệu tổng quát về Phần mềm, các thao tác chung khi sử dụng phần mềm SIS
• Hướng dẫn người sử dụng khai báo các tham số hệ thống của chương trình.
• Hướng dẫn người sử dụng thực hiện công việc hàng ngày: Nhập dữ liệu, tạo danh mục, tính toán, xem báo cáo liên quan.
• Kiểm tra tính đúng đắn của việc nhập dữ liệu.
• Hướng dẫn thực hiện công việc cuối kỳ: tính khấu hao, tính giá thành, tính giá vốn…
• Hướng dẫn cách thức lên báo cáo và lấy số liệu từ phần mềm.
• Hướng dẫn thực hiện các thao tác cuối kỳ/năm trên phần mềm (khóa sổ, kết chuyển dữ liệu, sao lưu – bảo mật dữ liệu…).
• Kết thúc khóa đào tạo, hướng dẫn sử dụng hai bên cùng tiến hành xác nhận biên bản đào tạo.

 

2. Hỗ trợ sử dụng phần mềm

• Sau đào tạo, giới thiệu chung về phần mềm, người dùng sẽ trực tiếp sử dụng chương trình đã được cài đặt vào công việc cụ thể của mình. Lúc này cán bộ triển khai SIS sẽ luôn đồng hành và trực tiếp hỗ trợ để giải quyết các vấn đề vướng mắc khi phát sinh.
• Các hình thức hỗ trợ cơ bản gồm: Hướng dẫn qua điện thoại, zalo, Email; hỗ trợ xử lý thông qua chương trình truy cập từ xa, hoặc trực tiếp tại khách hàng
• Ngoài ra suốt quá trình sử dụng người dùng có thể thường xuyên trao đổi với nhân.

 

3. Nghiệm thu tổng thể phần mềm

Sau quá trình chuyển giao giải pháp phần mềm theo hợp đồng đã được hai bên ký kết, bao gồm:

• Cài đặt phần mềm vào hệ thống tại khách hàng và đáp ứng sử dụng theo yêu cầu
• Cấp bản quyền phần mềm theo hợp đồng ký kết 2 bên ký kết
• Cùng khách hàng nghiệm thu cài đặt chương trình và cấp bản quyền sử dụng
• Đào tạo hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ sử dụng chi tiết

HỖ TRỢ SỬ DỤNG THƯỜNG XUYÊN PHẦN MỀM

Nhằm giúp khách hàng sử dụng phần mềm hiệu quả và nhanh chóng, SIS Việt Nam luôn có bộ phận hỗ trợ sử dụng, hỗ trợ nghiệp vụ và hỗ trợ kỹ thuật 24/7. Bên cạnh việc xử lý và hỗ trợ theo các vụ việc phát sinh theo nhu cầu của khách hàng, chúng tôi duy trì hoạt động CSKH định kỳ và theo đặt hàng, chăm sóc đến từng đối tượng khách hàng cụ thể. Dịch vụ cá nhân hóa khách hàng, đảm bảo khách hàng có được trải nghiệm tốt nhất, phù hợp nhất, hiệu quả nhất khi tham gia làm việc trên phần mềm SIS cùng đội ngũ Support của chúng tôi.

1. Dịch vụ hỗ trợ vụ việc phát sinh

Khi có vụ việc phát sinh (như khiếu nại của khách hàng, báo lỗi phần mềm, …) nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ thực hiện các bước sau:

• Phân loại và Phản ánh toàn bộ nội dung khách hàng phát sinh lên hệ thống phần mềm Quản lý khách hàng của SIS Việt Nam
• Sau phân loại nhanh yêu cầu được chuyển đến bộ phận chuyên môn phụ trách tiếp nhận và xử lý ngay
• Quản lý bộ phận kiểm tra và giám sát toàn bộ quá trình thực hiện trên phần mềm và trao đổi với khách hàng
• Lấy ý kiến khách hàng và xác nhận kết quả thực hiện

2. Dịch vụ Chăm sóc định kỳ

Theo quy định về đặc điểm, quy mô và đặc tính hoạt động của các khách hàng đã phân loại, SIS Việt nam thực hiện các hoạt động hỏi thăm, viếng thăm khách hàng để ghi nhận các ý kiến phản ánh, khó khăn cần hỗ trợ và yêu cầu gia tăng … từ đó phân loại và đưa phương án sử lý, tư vấn, hỗ trợ triệt để. Các bước được thực hiện như

• Liên lạc và làm việc với khách hàng qua các kênh online hoặc trực tiếp tại Khách hàng.
• Lấy ý kiến khách hàng, từ đó phân loại và chuyển cho các bộ phận chuyên môn xử lý.
• Xác nhận thời gian thực hiện và hẹn khách hàng thời gian hoàn thành công việc.
• Kiểm tra tiến độ và kết quả công việc đã hẹn với khách hàng.
• Xác nhận hoàn thành công việc đã xử lý với khách hàng
• Lấy ý kiến đánh giá của khách hàng vào phần mềm Quản lý khách hàng.

TƯ VẤN NÂNG CẤP, MỞ RỘNG PHẦN MỀM

Cùng với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp, các yêu cầu về quản trị sẽ luôn thay đổi. Do vậy, các doanh nghiệp cần phải thay quy trình quản trị, phân cấp quản lý và thay đổi việc ứng dụng phần mềm để phù hợp với thực tế công việc. Khi nhận được các yêu cầu này của doanh nghiệp, S.I.S Việt Nam sẽ cử các CBNV tư vấn, kỹ thuật có kinh nghiệm của mình đến trực tiếp làm việc cùng khách hàng. Trên cơ sở đó, S.I.S Việt Nam sẽ tiến hành phân tích bài toán nhằm đưa ra phương án tối ưu, phù hợp nhất cho doanh nghiệp trong việc điều chỉnh mở rộng này.

BẢO HÀNH & BẢO TRÌ PHẦN MỀM

1. Nội dung bảo hành - bảo trì

• Phần mềm SIS VIỆT NAM sẽ được bảo hành miễn phí trong 12-18 tháng. Sau khi kết thúc thời gian bảo hành, SIS VIỆT NAM sẽ cung cấp các gói bảo trì phần mềm cho thời gian tiếp theo nhu cầu của từng khách hàng.
• Bảo hành lỗi phát sinh liên quan đến sản phẩm phần mềm SIS
• Bảo trì thường xuyên, định kỳ, cao cấp hệ thống phần mềm SIS

2.  Phương thức bảo hành - bảo trì

• Ngay sau khi tiếp nhận thông tin phản ánh từ khách hàng đến, chúng tôi đánh giá và phân loại các yêu cầu và phản ánh theo các nội dung sau: tính chất, nội dung, mức độ và đặc điểm khách hàng. Từ đó yêu cầu các bộ phận chuyên môn thực hiện theo quy trình bảo hành, bảo trì đã được quy định tại SIS Việt Nam. Các phương thức triển khai hỗ trợ, tư vấn được áp dụng linh động để giải quyết vấn đề như
• Cử cán bộ đến trực tiếp khắc phục sự cố hoặc lỗi đối với phần mềm đã cài đặt trong trường hợp không xử lý được từ xa.
• Thông qua điện thoại, Email hoặc các chương trình truy cập từ xa giúp người dùng cách thức khắc phục, giải quyết sự hoặc các thắc mắc liên quan phần mềm, hệ thống.

Cập nhật các bản vá lỗi tự động và hướng dẫn khách hàng cập nhật tự động thông qua hệ thống chăm sóc khách hàng và kết nối tự động với support S.I.S ngay trên giao diện của phần mềm sử dụng.