Thuê dịch vụ kế toán ngoài hay mua phần mềm kế toán?

Doanh nghiệp nên thuê dịch vụ kế toán ngoài hay đầu tư phần mềm kế toán phụ thuộc vào nguồn lực nhân sự, khối lượng nghiệp vụ và nhu cầu kiểm soát dữ liệu. Nếu chưa có nhân sự hoặc thiếu chuyên môn kế toán, dịch vụ bên ngoài có thể là lựa chọn phù hợp. Nếu đã có kế toán nhưng còn xử lý thủ công, phần mềm kế toán giúp chuẩn hóa quy trình và tập trung dữ liệu. Với doanh nghiệp cần cả chuyên môn lẫn công cụ quản lý, kết hợp hai phương án là hướng đi đáng cân nhắc.

Thuê dịch vụ kế toán và mua phần mềm kế toán khác nhau thế nào?

Thuê dịch vụ kế toán ngoài và mua phần mềm kế toán đều có thể giúp doanh nghiệp cải thiện hoạt động kế toán, nhưng giải quyết những vấn đề khác nhau.

Thuê dịch vụ kế toán ngoài là hình thức doanh nghiệp sử dụng nguồn lực chuyên môn từ một đơn vị bên ngoài để thực hiện các công việc kế toán, thuế theo phạm vi hợp đồng. Phương án này phù hợp khi doanh nghiệp chưa có đội ngũ kế toán đáp ứng yêu cầu hoặc muốn tinh gọn bộ máy nhân sự.

Trong khi đó, mua phần mềm kế toán là đầu tư công cụ hỗ trợ ghi nhận, xử lý, lưu trữ và khai thác dữ liệu tài chính – kế toán. Doanh nghiệp vẫn cần nhân sự phụ trách nhập liệu, kiểm tra chứng từ, kiểm soát số liệu và xử lý các nghiệp vụ phát sinh.

Có thể hiểu đơn giản: dịch vụ kế toán giải quyết bài toán ai thực hiện công việc, còn phần mềm kế toán giải quyết bài toán công việc được xử lý và quản lý trên hệ thống nào.

Một điểm cần lưu ý là phần mềm kế toán không thể thay thế hoàn toàn chuyên môn của người làm kế toán. Dù hệ thống có khả năng tự động hóa thao tác, liên kết dữ liệu và lập báo cáo, doanh nghiệp vẫn cần nhân sự hiểu nghiệp vụ để kiểm tra chứng từ, đánh giá tính hợp lý của số liệu và xử lý các tình huống phát sinh.

Ngược lại, thuê dịch vụ kế toán không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải giao toàn bộ dữ liệu cho bên ngoài mà không có cơ chế kiểm soát. Doanh nghiệp có thể tổ chức dữ liệu tập trung trên phần mềm, sau đó cấp quyền cho đơn vị dịch vụ thực hiện những công việc đã thống nhất.

Vì vậy, trước khi lựa chọn, doanh nghiệp cần xác định vấn đề chính nằm ở nguồn lực chuyên môn, công cụ quản lý hay cả hai yếu tố.

Khi nào doanh nghiệp nên thuê dịch vụ kế toán ngoài?

Thuê dịch vụ kế toán ngoài thường phù hợp khi doanh nghiệp chưa có đội ngũ kế toán đáp ứng yêu cầu, thiếu nhân sự có chuyên môn hoặc chưa cần xây dựng một bộ phận kế toán hoàn chỉnh.

Doanh nghiệp mới thành lập, chưa có đội ngũ kế toán

Trong giai đoạn mới thành lập, doanh nghiệp thường ưu tiên nguồn lực cho việc phát triển kinh doanh, xây dựng khách hàng và hoàn thiện hoạt động vận hành. Nếu số lượng nghiệp vụ chưa lớn, việc tổ chức ngay một bộ phận kế toán đầy đủ có thể chưa thực sự cần thiết.

Thuê dịch vụ kế toán giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn lực chuyên môn bên ngoài mà không phải tự tuyển dụng và quản lý toàn bộ đội ngũ. Phương án này cũng có thể hỗ trợ người quản lý kiểm soát các công việc kế toán, thuế và thời hạn thực hiện nghĩa vụ liên quan.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thống nhất rõ phạm vi công việc, trách nhiệm của từng bên và phương thức cung cấp chứng từ để bảo đảm hoạt động kế toán được thực hiện đầy đủ.

Doanh nghiệp có ít giao dịch

Đối với doanh nghiệp có số lượng chứng từ và nghiệp vụ phát sinh thấp, thuê dịch vụ kế toán có thể giúp tối ưu nguồn lực so với việc duy trì một đội ngũ kế toán riêng.

Thay vì đầu tư nhân sự cố định, doanh nghiệp có thể lựa chọn gói dịch vụ dựa trên khối lượng công việc thực tế, đồng thời tập trung nguồn lực vào các hoạt động tạo doanh thu.

Dù vậy, số lượng giao dịch không phải yếu tố duy nhất quyết định. Một doanh nghiệp có ít giao dịch nhưng phát sinh nghiệp vụ phức tạp vẫn có thể cần chuyên môn kế toán chuyên sâu. Do đó, cần đánh giá cả tính chất nghiệp vụ, yêu cầu báo cáo và mức độ phức tạp của hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp thiếu kế toán có kinh nghiệm

Một số doanh nghiệp đã có nhân sự phụ trách nhập liệu, lưu trữ chứng từ nhưng chưa có người đủ kinh nghiệm để kiểm soát số liệu tổng thể, xử lý nghiệp vụ thuế hoặc lập báo cáo.

Trong trường hợp này, thuê dịch vụ kế toán có thể giúp bổ sung phần chuyên môn còn thiếu. Doanh nghiệp có thể duy trì nhân sự nội bộ để tiếp nhận chứng từ và cập nhật dữ liệu, trong khi đơn vị bên ngoài đảm nhiệm các công việc chuyên môn theo thỏa thuận.

Để tránh chồng chéo trách nhiệm, hợp đồng cần xác định cụ thể những nghiệp vụ được thực hiện, phạm vi kiểm tra số liệu, trách nhiệm lập báo cáo và các công việc phát sinh ngoài gói dịch vụ.

Doanh nghiệp muốn tinh gọn bộ máy

Nếu doanh nghiệp muốn kiểm soát chi phí nhân sự và duy trì cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, thuê ngoài một phần hoặc toàn bộ công việc kế toán có thể là phương án phù hợp.

Tuy nhiên, việc tinh gọn bộ máy không nên đồng nghĩa với giảm khả năng kiểm soát tài chính. Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần xác định rõ:

• Ai tiếp nhận và kiểm tra chứng từ?
• Ai ghi nhận các nghiệp vụ kế toán?
• Ai lập và nộp báo cáo, tờ khai theo phạm vi công việc?
• Ai chịu trách nhiệm kiểm tra và đối chiếu số liệu?
• Những công việc nào nằm ngoài phí dịch vụ?
• Dữ liệu và hồ sơ kế toán được lưu trữ ở đâu?
• Doanh nghiệp được truy cập dữ liệu theo cơ chế nào?
• Khi chấm dứt hợp đồng, dữ liệu và hồ sơ được bàn giao ra sao?

Ngoài ra, doanh nghiệp nên kiểm tra tình trạng pháp lý và điều kiện hoạt động của đơn vị cung cấp dịch vụ trước khi ký hợp đồng. Có thể đối chiếu thông tin với danh sách doanh nghiệp dịch vụ kế toán được Bộ Tài chính công khai tại thời điểm lựa chọn để có thêm cơ sở đánh giá.

Khi nào doanh nghiệp nên mua phần mềm kế toán?

Phần mềm kế toán phù hợp khi doanh nghiệp đã có nhân sự phụ trách nhưng gặp khó khăn trong việc xử lý dữ liệu, quản lý chứng từ, tổng hợp báo cáo hoặc kiểm soát quy trình. Khi đó, đầu tư công cụ phù hợp có thể giúp giảm thao tác thủ công và nâng cao hiệu quả quản lý.

Kế toán đang phụ thuộc nhiều vào Excel và nhập liệu thủ công

Khi số lượng giao dịch tăng, việc quản lý dữ liệu trên nhiều file Excel dễ dẫn đến tình trạng thông tin phân tán, khó kiểm soát phiên bản và mất thời gian đối chiếu giữa các bảng tính.

Phần mềm kế toán giúp tập trung dữ liệu vào một hệ thống, chuẩn hóa cách ghi nhận nghiệp vụ và hỗ trợ tổng hợp thông tin theo các tiêu chí quản lý. Nhờ đó, kế toán có thể giảm thời gian xử lý thủ công và hạn chế những sai sót phát sinh do nhập liệu hoặc tổng hợp nhiều lần.

Tuy nhiên, hiệu quả thực tế còn phụ thuộc vào cách tổ chức dữ liệu đầu vào, quy trình sử dụng phần mềm và mức độ phù hợp của các chức năng với nghiệp vụ doanh nghiệp.

Ban lãnh đạo cần theo dõi số liệu thường xuyên

Nếu ban lãnh đạo chỉ nhận báo cáo vào cuối tháng hoặc phải chờ kế toán tổng hợp mới nắm được tình hình doanh thu, chi phí, công nợ và dòng tiền, doanh nghiệp có thể đang thiếu một hệ thống cung cấp thông tin kịp thời.

Phần mềm kế toán có thể hỗ trợ giải quyết vấn đề này bằng cách tổng hợp dữ liệu đã ghi nhận và cung cấp các báo cáo phục vụ công tác quản lý. Người phụ trách có thể theo dõi tình hình tài chính thuận tiện hơn, từ đó chủ động đánh giá hoạt động kinh doanh và đưa ra quyết định.

Điều kiện quan trọng là dữ liệu phải được cập nhật đầy đủ, chính xác và theo đúng quy trình. Phần mềm không thể bảo đảm báo cáo chính xác nếu chứng từ chưa được kiểm tra hoặc dữ liệu đầu vào còn thiếu.

Doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ liên quan đến kế toán

Trong doanh nghiệp có nhiều hoạt động, kế toán thường phải tiếp nhận thông tin từ bán hàng, mua hàng, kho, tài sản, tiền lương và các bộ phận khác để tổng hợp số liệu.

Nếu mỗi bộ phận sử dụng một công cụ riêng, việc trao đổi dữ liệu có thể phát sinh nhiều thao tác nhập lại, đối chiếu và xử lý chênh lệch. Một hệ thống có khả năng liên kết dữ liệu giữa các nghiệp vụ sẽ giúp quy trình tổng hợp thuận tiện hơn.

Ví dụ, SIS Accounting Online cung cấp các phân hệ kế toán tổng hợp, vốn bằng tiền, bán hàng, mua hàng, kho, tài sản và báo cáo thuế trên nền tảng web. Các phân hệ được thiết kế để hỗ trợ kết nối dữ liệu phục vụ công tác kế toán và quản lý.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xem xét mức độ phù hợp của hệ thống với nhu cầu tập trung dữ liệu, hạn chế nhập liệu trùng lặp và nâng cao khả năng phối hợp giữa các bộ phận.

Doanh nghiệp muốn kiểm soát dữ liệu nội bộ tốt hơn

Khi dữ liệu kế toán được quản lý trên một hệ thống phù hợp, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc tổ chức tài khoản người dùng, thiết lập quyền truy cập, kiểm soát quy trình nhập liệu và khai thác báo cáo.

Đây là yếu tố đáng cân nhắc đối với doanh nghiệp muốn duy trì quyền quản lý dữ liệu nội bộ nhưng vẫn cần chia sẻ thông tin với kế toán, quản lý hoặc đơn vị tư vấn bên ngoài.

Tùy theo tính năng của phần mềm, doanh nghiệp có thể phân quyền theo vai trò và phạm vi công việc, qua đó hạn chế truy cập không cần thiết và hỗ trợ kiểm soát trách nhiệm của từng người dùng.

Khi đánh giá giải pháp, cần kiểm tra cụ thể các tính năng phân quyền, lưu trữ dữ liệu, sao lưu và xuất dữ liệu để bảo đảm hệ thống đáp ứng yêu cầu quản lý thực tế.

Doanh nghiệp đang có kế hoạch mở rộng

Khi doanh nghiệp tăng trưởng, số lượng giao dịch, người dùng, chi nhánh, kho hàng và nghiệp vụ quản lý thường có xu hướng gia tăng. Một phần mềm chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại nhưng thiếu khả năng mở rộng có thể khiến doanh nghiệp phải thay đổi hệ thống trong tương lai.

Vì vậy, ngay từ đầu, doanh nghiệp nên xem xét phần mềm có khả năng đáp ứng khối lượng dữ liệu lớn hơn, bổ sung người dùng và mở rộng các phân hệ khi cần thiết hay không.

Ngoài chức năng lập chứng từ và sổ sách, cần đánh giá thêm các khả năng quản lý công nợ, tiền, bán hàng, mua hàng, kho, tài sản, báo cáo thuế, phân quyền và tích hợp với hệ thống khác.

Lựa chọn phần mềm phù hợp với định hướng phát triển giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng quản lý ổn định, đồng thời hạn chế chi phí chuyển đổi khi quy mô hoạt động thay đổi.

Thuê dịch vụ kế toán hay mua phần mềm: Phương án nào tiết kiệm hơn?

Không có câu trả lời cố định rằng thuê dịch vụ kế toán luôn tiết kiệm hơn mua phần mềm, hoặc ngược lại. Hai phương án có bản chất chi phí khác nhau nên cần được đánh giá dựa trên nhu cầu và tổng chi phí trong quá trình sử dụng.

Chi phí của dịch vụ kế toán

Khi lựa chọn thuê dịch vụ kế toán ngoài, doanh nghiệp cần xem xét các khoản chi phí sau:

• Phí dịch vụ định kỳ.
• Phạm vi nghiệp vụ đã bao gồm trong hợp đồng.
• Chi phí phát sinh ngoài phạm vi thỏa thuận.
• Chi phí xử lý các nghiệp vụ đặc thù.
• Chi phí tư vấn hoặc hỗ trợ bổ sung.
• Điều kiện và chi phí khi thay đổi hoặc chấm dứt dịch vụ.

Mức phí thực tế phụ thuộc vào khối lượng chứng từ, tính chất nghiệp vụ, yêu cầu báo cáo và phạm vi công việc được giao. Vì vậy, doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá theo nhu cầu cụ thể thay vì chỉ so sánh mức phí niêm yết.

Chi phí của phần mềm kế toán

Đối với phần mềm kế toán, chi phí không chỉ bao gồm tiền mua bản quyền hoặc phí thuê bao. Doanh nghiệp có thể cần tính thêm:

• Chi phí triển khai và thiết lập hệ thống.
• Chi phí đào tạo người sử dụng.
• Chi phí nhập hoặc chuyển đổi dữ liệu.
• Chi phí tích hợp với các hệ thống khác.
• Chi phí nâng cấp hoặc mở rộng tính năng, nếu có.
• Chi phí nhân sự nội bộ để vận hành và kiểm soát dữ liệu.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần cân nhắc mức độ tiết kiệm thời gian, khả năng giảm thao tác thủ công và hiệu quả quản lý mà phần mềm mang lại. Đây là những yếu tố ảnh hưởng đến giá trị thực tế của khoản đầu tư.

Cách so sánh phù hợp hơn là tính TCO (Total Cost of Ownership – tổng chi phí sở hữu và vận hành) trong một khoảng thời gian xác định, đồng thời đối chiếu với vấn đề doanh nghiệp cần giải quyết.

Có nên kết hợp thuê dịch vụ kế toán với phần mềm kế toán?

Kết hợp thuê dịch vụ kế toán với phần mềm kế toán là phương án đáng cân nhắc đối với doanh nghiệp chưa muốn xây dựng bộ phận kế toán đầy đủ nhưng vẫn cần chủ động quản lý dữ liệu và kiểm soát hoạt động nội bộ.

Thay vì trao đổi nhiều file Excel, chứng từ và bảng tổng hợp riêng lẻ, doanh nghiệp có thể tổ chức dữ liệu trên một hệ thống thống nhất, sau đó cấp quyền cho đơn vị dịch vụ thực hiện các công việc theo phạm vi đã thỏa thuận.

Mô hình vận hành có thể được tổ chức theo hướng:

Doanh nghiệp → Phần mềm kế toán → Dữ liệu tập trung → Đơn vị dịch vụ xử lý, kiểm tra → Báo cáo

Cách tiếp cận này có thể mang lại một số lợi ích thực tế:

• Duy trì quyền kiểm soát dữ liệu: Doanh nghiệp quản lý dữ liệu tập trung trên hệ thống, hạn chế phụ thuộc hoàn toàn vào các file hoặc phần mềm riêng của đơn vị dịch vụ.
• Thuận tiện trong phối hợp công việc: Đơn vị dịch vụ có thể làm việc trực tiếp trên dữ liệu nếu phần mềm hỗ trợ phân quyền phù hợp.
• Giảm thao tác nhập liệu lặp lại: Việc liên kết dữ liệu giữa bán hàng, mua hàng, kho và kế toán có thể giúp hạn chế tổng hợp thủ công.
• Hỗ trợ ban lãnh đạo theo dõi số liệu: Doanh nghiệp có thể chủ động khai thác dữ liệu theo quyền được cấp, thay vì chỉ tiếp nhận báo cáo sau khi đơn vị dịch vụ hoàn thành công việc.
• Thuận lợi khi chuyển đổi mô hình kế toán: Nếu doanh nghiệp xây dựng bộ phận kế toán nội bộ trong tương lai, dữ liệu đã được tổ chức trên hệ thống sẽ tạo điều kiện cho quá trình tiếp nhận và chuyển giao.

Tuy nhiên, hiệu quả của mô hình phụ thuộc vào cách phân định trách nhiệm giữa doanh nghiệp và đơn vị dịch vụ. Hợp đồng cần quy định rõ bên nào tiếp nhận chứng từ, bên nào nhập liệu, bên nào kiểm tra số liệu, bên nào lập báo cáo và phạm vi quyền truy cập của từng bên.

Doanh nghiệp cũng nên thống nhất phương thức lưu trữ, xuất và bàn giao dữ liệu, đồng thời xây dựng quy trình xử lý khi phát hiện sai lệch. Đây là những điều kiện quan trọng để việc kết hợp dịch vụ và phần mềm mang lại hiệu quả quản lý thực tế.

SIS Accounting Online phù hợp với doanh nghiệp nào?

Đối với doanh nghiệp đã có nhân sự kế toán nhưng cần một hệ thống tập trung dữ liệu và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, SIS Accounting Online là một giải pháp có thể xem xét.

SIS Accounting Online hoạt động trên nền tảng web, cung cấp các phân hệ kế toán tổng hợp, vốn bằng tiền, bán hàng, mua hàng, kho, tài sản và báo cáo thuế. Hệ thống hỗ trợ kết nối dữ liệu giữa các nghiệp vụ tài chính – kế toán, bán hàng, mua hàng, kho vận, nhân sự và những phân hệ quản trị khác.

Ở nghiệp vụ thuế, hệ thống hỗ trợ kết nối dữ liệu từ hóa đơn điện tử, bán hàng, mua hàng, kế toán tổng hợp, tiền lương và thuế thu nhập cá nhân, qua đó hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dữ liệu thuế trên cùng nền tảng.

Doanh nghiệp có thể cân nhắc SIS Accounting Online nếu đang gặp một hoặc nhiều nhu cầu sau:

• Muốn thay thế cách quản lý kế toán phân tán trên nhiều file Excel.
• Cần tập trung dữ liệu kế toán, bán hàng, mua hàng và kho.
• Muốn theo dõi công nợ, doanh thu, chi phí và thông tin tài chính trên hệ thống.
• Đã có kế toán nội bộ nhưng cần công cụ hỗ trợ xử lý nghiệp vụ.
• Cần làm việc trên nền tảng web.
• Có kế hoạch mở rộng từ phần mềm kế toán sang hệ thống quản trị doanh nghiệp rộng hơn.

Đối với doanh nghiệp lựa chọn kết hợp phần mềm với dịch vụ kế toán bên ngoài, cần trao đổi trước với nhà cung cấp về cơ chế phân quyền, khả năng xuất dữ liệu, quyền sở hữu dữ liệu và phương thức bàn giao khi thay đổi đơn vị dịch vụ.

Tóm lại, doanh nghiệp nên lựa chọn dựa trên vấn đề đang cần giải quyết:

• Thiếu nhân sự hoặc chuyên môn: Ưu tiên xem xét thuê dịch vụ kế toán.
• Đã có nhân sự nhưng thiếu công cụ: Cân nhắc đầu tư phần mềm kế toán.
• Thiếu cả nguồn lực và hệ thống: Có thể kết hợp hai phương án.

Không nên quyết định chỉ dựa trên mức phí ban đầu. Doanh nghiệp cần đánh giá đồng thời khối lượng giao dịch, năng lực nhân sự, mức độ phức tạp của nghiệp vụ, yêu cầu kiểm soát dữ liệu, khả năng mở rộng và tổng chi phí vận hành.

Đặc biệt, với doanh nghiệp đang tăng trưởng, phần mềm kế toán không chỉ cần đáp ứng yêu cầu ghi sổ và lập báo cáo mà còn nên hỗ trợ liên kết dữ liệu bán hàng, mua hàng, kho, tài sản, thuế và các nghiệp vụ liên quan. Đây là cơ sở để nâng cao hiệu quả xử lý thông tin và phục vụ công tác quản trị.

Nếu vấn đề hiện tại là thiếu người, dịch vụ kế toán có thể là lựa chọn phù hợp. Nếu doanh nghiệp đã có người nhưng thiếu hệ thống, phần mềm kế toán sẽ đáng cân nhắc hơn. Trong trường hợp cần cả chuyên môn bên ngoài lẫn khả năng kiểm soát dữ liệu nội bộ, kết hợp dịch vụ kế toán với phần mềm là phương án có thể đáp ứng đồng thời hai nhu cầu này.