SIS số hóa quy trình mua hàng và kết nối nhà cung cấp cho Nitori

Trong doanh nghiệp sản xuất, quản lý hoạt động mua hàng không chỉ dừng lại ở việc đặt hàng mà còn đòi hỏi sự phối hợp liên tục giữa bộ phận mua hàng, nhà cung cấp và kho. Khi thông tin giao dịch được trao đổi qua nhiều kênh riêng lẻ, doanh nghiệp dễ gặp khó khăn trong việc kiểm soát báo giá, đơn đặt hàng và tiến độ giao nhận.

Nhằm giải quyết bài toán này, SIS Việt Nam triển khai giải pháp Web Portal cho Nhà cung cấp (Supplier Portal), thuộc hệ thống SIS ERP – Quản trị mua hàng tại Nitori. Giải pháp xây dựng kênh giao dịch trực tuyến giữa Nitori và các nhà cung cấp, kết nối quy trình từ tiếp nhận yêu cầu báo giá (RFQ), quản lý đơn đặt hàng (PO) đến cập nhật lịch giao hàng trên một nền tảng tập trung.

Tổng quan dự án SIS triển khai giải pháp quản trị mua hàng cho Nitori

Dự án tập trung xây dựng Web Portal dành cho nhà cung cấp (Supplier Portal), có khả năng kết nối với hệ thống SIS ERP hiện hữu của Nitori. Thông qua nền tảng này, Nitori và các nhà cung cấp có thể thực hiện các nghiệp vụ mua hàng trực tuyến, từng bước thay thế phương thức trao đổi thủ công qua email, điện thoại, Zalo và Excel.

Thay vì tiếp nhận, xử lý thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, các bên có thể truy cập Portal để theo dõi yêu cầu báo giá, cập nhật dữ liệu giao dịch, xử lý đơn đặt hàng và phối hợp lịch giao nhận. Dữ liệu phát sinh từ Portal được đồng bộ về hệ thống SIS ERP WinForm, đảm bảo tính liên tục giữa hoạt động giao dịch với nhà cung cấp và quy trình xử lý nội bộ.

Các nhóm chức năng chính của giải pháp bao gồm:

• Quản lý và tiếp nhận yêu cầu báo giá (RFQ).
• Tạo, cập nhật và phê duyệt báo giá.
• Quản lý thông tin đơn đặt hàng (PO).
• Theo dõi và cập nhật lịch giao hàng.
• Đồng bộ dữ liệu giữa Web Portal và hệ thống ERP nội bộ.

Thông qua việc kết nối các nghiệp vụ trên cùng một nền tảng, giải pháp giúp Nitori tập trung thông tin mua hàng, đồng thời tạo điều kiện để nhà cung cấp chủ động tham gia vào quá trình xử lý đơn hàng.

Bài toán quản trị mua hàng và kết nối nhà cung cấp

Trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp sản xuất, bộ phận mua hàng thường xuyên phải phối hợp với nhiều nhà cung cấp nhằm đảm bảo nguồn nguyên vật liệu và tiến độ giao nhận. Quá trình này phát sinh lượng lớn thông tin liên quan đến mã hàng, số lượng, đơn giá, điều khoản thương mại, đơn đặt hàng và kế hoạch giao hàng.

Nếu các hoạt động trao đổi chưa được tập trung trên một nền tảng thống nhất, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian tổng hợp, đối chiếu và cập nhật dữ liệu giữa các bên. Điều này cũng làm tăng khối lượng công việc thủ công và gây khó khăn khi cần tra cứu lịch sử giao dịch.

Thông tin mua hàng phân tán trên nhiều kênh

Trong phương thức làm việc truyền thống, yêu cầu báo giá, báo giá từ nhà cung cấp và thông tin đơn đặt hàng có thể được trao đổi qua nhiều kênh như email, điện thoại, Zalo hoặc bảng tính Excel.

Khi dữ liệu được lưu trữ riêng lẻ, bộ phận mua hàng phải chủ động tổng hợp thông tin để xác định trạng thái xử lý của từng yêu cầu. Việc tra cứu lịch sử giao dịch cũng trở nên phức tạp hơn, đặc biệt khi có nhiều nhà cung cấp và đơn hàng được xử lý đồng thời.

Khó kiểm soát thông tin báo giá và dữ liệu giao dịch

Giá cả, số lượng và điều khoản thương mại là những dữ liệu quan trọng trong hoạt động mua hàng. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa thông tin báo giá để bộ phận mua hàng có thể tiếp nhận, so sánh và thực hiện quy trình phê duyệt trên hệ thống nội bộ.

Bên cạnh đó, khi thông tin được cập nhật thủ công giữa các hệ thống, nhân viên có thể phải nhập lại cùng một dữ liệu nhiều lần. Điều này làm tăng nguy cơ sai lệch thông tin, đồng thời kéo dài thời gian xử lý báo giá và các nghiệp vụ liên quan.

Áp lực theo dõi tiến độ và kế hoạch giao hàng

Sau khi đơn đặt hàng (PO) được phát hành, doanh nghiệp vẫn cần theo dõi tình trạng thực hiện đơn hàng và lịch giao nhận từ nhà cung cấp. Bộ phận kho cần nắm được thời gian và số lượng hàng dự kiến giao để chủ động bố trí nhân lực, khu vực tiếp nhận và kế hoạch nhập kho.

Nếu thông tin giao hàng chưa được cập nhật tập trung, nhân viên mua hàng phải liên tục liên hệ với nhà cung cấp để xác nhận tiến độ. Điều này không chỉ làm tăng khối lượng công việc mà còn khiến quá trình phối hợp giữa bộ phận mua hàng, nhà cung cấp và kho thiếu tính đồng bộ.

Từ những yêu cầu trên, Nitori cần một nền tảng có khả năng kết nối trực tiếp với nhà cung cấp, tập trung dữ liệu giao dịch và hỗ trợ quản lý xuyên suốt quy trình mua hàng.

SIS triển khai Web Portal số hóa quy trình mua hàng cho Nitori

Để giải quyết những vấn đề trong quá trình phối hợp mua hàng, SIS Việt Nam triển khai giải pháp Supplier Portal, xây dựng kênh giao dịch trực tuyến dành cho nhà cung cấp của Nitori.

Web Portal được kết nối với hệ thống SIS ERP WinForm, cho phép nhà cung cấp tiếp nhận và cập nhật thông tin giao dịch trên nền tảng trực tuyến. Dữ liệu sau đó được đồng bộ về hệ thống nội bộ để bộ phận mua hàng của Nitori tiếp tục kiểm tra, xử lý và phê duyệt.

Giải pháp tập trung vào các nghiệp vụ chính trong quy trình mua hàng như sau:

Quản lý yêu cầu báo giá (RFQ)

Quy trình bắt đầu khi Nitori tạo yêu cầu báo giá (Request for Quotation – RFQ) trên hệ thống và lựa chọn những nhà cung cấp cần tiếp nhận yêu cầu.

Sau khi phát hành, hệ thống gửi email thông báo kèm đường dẫn truy cập Portal. Nhà cung cấp đăng nhập để xem nội dung RFQ được gửi đến mình, bao gồm các thông tin:

• Thông tin hàng hóa.
• Mã hàng và đơn vị tính.
• Số lượng cần báo giá.
• Thời hạn gửi báo giá.
• Các thông tin liên quan khác.

Thông qua chức năng này, Nitori có thể tập trung việc phát hành yêu cầu báo giá trên hệ thống. Nhà cung cấp cũng chủ động tiếp nhận thông tin được gửi đến mà không cần xử lý từng yêu cầu qua nhiều kênh trao đổi riêng lẻ.

Nhà cung cấp tạo và cập nhật báo giá trực tuyến

Thay vì gửi báo giá qua email hoặc các tệp Excel riêng lẻ, nhà cung cấp có thể tạo báo giá trực tiếp trên Portal dựa trên yêu cầu RFQ đã nhận.

Hệ thống hỗ trợ lấy thông tin hàng hóa và số lượng từ RFQ để hình thành dữ liệu báo giá ban đầu. Nhà cung cấp tiếp tục cập nhật các thông tin cần thiết như:

• Đơn giá.
• Tỷ lệ chiết khấu.
• Thuế VAT.

Sau khi hoàn tất, thông tin báo giá được đồng bộ về hệ thống SIS ERP WinForm để bộ phận mua hàng của Nitori tiếp tục xử lý.

Tại hệ thống nội bộ, Nitori có thể xem xét, so sánh và thực hiện phê duyệt báo giá. Khi báo giá được duyệt, hệ thống hỗ trợ cập nhật danh mục giá mua theo thông tin đã được phê duyệt.

Quy trình này giúp chuẩn hóa dữ liệu đầu vào, hạn chế thao tác nhập liệu lặp lại và hỗ trợ quản lý tập trung lịch sử báo giá giữa Nitori với các nhà cung cấp.

Quản lý đơn đặt hàng (PO)

Sau khi hoàn tất các bước xử lý mua hàng, Nitori tạo đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) trên hệ thống và gửi thông báo đến nhà cung cấp.

Nhà cung cấp truy cập Portal để tra cứu thông tin PO, bao gồm:

• Thông tin hàng hóa.
• Số lượng đặt hàng.
• Đơn giá.
• Giá trị đơn hàng.
• Các thông tin liên quan khác.

Thông qua Portal, nhà cung cấp có thể chủ động tiếp nhận nội dung đơn đặt hàng và phối hợp với Nitori trong quá trình thực hiện.

Việc đưa thông tin PO lên một nền tảng tập trung giúp hai bên cùng theo dõi dữ liệu đơn hàng, hạn chế nhầm lẫn giữa các phiên bản chứng từ và hỗ trợ kiểm soát trạng thái xử lý rõ ràng hơn.

Theo dõi và cập nhật lịch giao hàng

Sau khi tiếp nhận và xử lý PO, nhà cung cấp tiếp tục sử dụng Portal để theo dõi kế hoạch giao nhận và cập nhật lịch giao hàng.

Hệ thống cho phép nhà cung cấp cập nhật thời gian giao hàng dự kiến (ETA) theo kế hoạch. Dữ liệu sau khi cập nhật được đồng bộ về SIS ERP WinForm để Nitori theo dõi, xem xét và duyệt lịch giao hàng.

Đây là chức năng có ý nghĩa trực tiếp đối với hoạt động phối hợp giữa bộ phận mua hàng và kho. Khi thông tin giao nhận được cập nhật tập trung, Nitori có thêm cơ sở để chủ động bố trí nhân lực, bến bãi và kế hoạch tiếp nhận nguyên vật liệu.

Như vậy, Web Portal không chỉ hỗ trợ giao dịch trước khi đặt hàng mà còn duy trì kết nối giữa Nitori và nhà cung cấp trong suốt quá trình thực hiện đơn hàng.

Giá trị giải pháp SIS ERP mang lại cho Nitori và nhà cung cấp

Việc đưa các nghiệp vụ mua hàng lên Web Portal tạo ra môi trường phối hợp tập trung giữa Nitori và các đối tác cung ứng. Thay vì xử lý từng hoạt động riêng lẻ qua nhiều kênh, các bên có thể tương tác trên cùng một nền tảng, giúp thông tin được cập nhật xuyên suốt từ yêu cầu báo giá đến quá trình giao nhận.

Đối với Nitori:

• Quản lý tập trung quy trình mua hàng: Theo dõi các hoạt động phát hành RFQ, tiếp nhận báo giá, xử lý PO và cập nhật lịch giao hàng trên một hệ thống.
• Rút ngắn thao tác xử lý: Giảm khối lượng trao đổi và nhập liệu thủ công nhờ cơ chế gửi thông báo, tiếp nhận và đồng bộ dữ liệu giữa Portal với ERP.
• Chuẩn hóa dữ liệu báo giá: Tập trung thông tin về mã hàng, số lượng, đơn giá, chiết khấu và thuế, hỗ trợ quá trình xem xét, so sánh và phê duyệt.
• Chủ động theo dõi tiến độ cung ứng: Tiếp nhận thông tin ETA từ nhà cung cấp để bộ phận mua hàng và kho phối hợp kế hoạch giao nhận.
• Nâng cao khả năng kiểm soát: Duy trì dữ liệu giao dịch tập trung, hỗ trợ tra cứu và theo dõi quá trình xử lý đơn hàng.

Đối với nhà cung cấp:

• Chủ động tiếp nhận yêu cầu mua hàng: Truy cập Portal để xem các RFQ được gửi đến và nắm bắt thông tin cần báo giá.
• Đơn giản hóa quy trình gửi báo giá: Tạo và cập nhật báo giá trực tuyến dựa trên dữ liệu yêu cầu có sẵn.
• Thuận tiện theo dõi đơn hàng: Tra cứu thông tin PO và chủ động phối hợp với Nitori trong quá trình thực hiện.
• Cập nhật lịch giao hàng linh hoạt: Cung cấp thông tin ETA trực tiếp trên Portal, giúp hai bên thống nhất kế hoạch giao nhận.
• Giảm trao đổi qua nhiều kênh: Tập trung thông tin giao dịch trên một nền tảng, hạn chế thất lạc dữ liệu và nhầm lẫn giữa các phiên bản chứng từ.

Quan trọng hơn, việc kết nối Web Portal với SIS ERP WinForm giúp dữ liệu không bị tách rời giữa hoạt động giao dịch với nhà cung cấp và quy trình xử lý nội bộ. Đây là nền tảng để Nitori chuẩn hóa quy trình mua hàng, tăng tính minh bạch và nâng cao hiệu quả phối hợp trong chuỗi cung ứng.

SIS Việt Nam – Đối tác triển khai giải pháp ERP theo yêu cầu doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có đặc thù vận hành, quy trình nghiệp vụ và yêu cầu quản trị dữ liệu riêng. Vì vậy, triển khai ERP không đơn thuần là đưa phần mềm vào sử dụng mà còn đòi hỏi khả năng phân tích quy trình, thiết kế hệ thống và kết nối hoạt động giữa các bộ phận liên quan.

Thông qua dự án tại Nitori, SIS Việt Nam triển khai giải pháp quản trị mua hàng kết hợp Web Portal, kết nối hệ thống ERP nội bộ với các đối tác bên ngoài. Giải pháp được xây dựng dựa trên quy trình thực tế của doanh nghiệp, bao quát các nghiệp vụ từ phát hành yêu cầu báo giá, tiếp nhận báo giá, xử lý đơn đặt hàng đến theo dõi lịch giao hàng.

Với kinh nghiệm phát triển phần mềm quản trị doanh nghiệp và triển khai ERP theo yêu cầu, SIS hướng đến xây dựng các hệ thống có khả năng tích hợp nghiệp vụ, chuẩn hóa dữ liệu và hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hoạt động vận hành trên một nền tảng thống nhất.

Doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp ERP để số hóa quy trình mua hàng, quản lý nhà cung cấp và kết nối dữ liệu giữa các bộ phận? Liên hệ SIS Việt Nam để được tư vấn giải pháp phù hợp với đặc thù vận hành của doanh nghiệp.